Timovi za usklađenost: nošenje odgovornosti službenika za usklađenost
Odgovornost službenika za usklađenost je lična, a ne korporativna, i ova odgovornost zahtijeva dokaze. TruvaLI čuva pravila, odluke, odobrenja i izvještaje u okviru istog zapisa, osiguravajući da odgovori na pitanja revizije dolaze direktno iz samog sistema.
Službenik za usklađenost je osoba odgovorna za osiguravanje da institucija ispunjava svoje obaveze u vezi sa sprječavanjem pranja novca i finansiranja terorizma. Ključna karakteristika ove uloge jeste da je odgovornost lična: kada revizori postavljaju pitanja, oni se obraćaju tom pojedincu jednako kao i instituciji, a ako odgovora nema u evidenciji, odbrana ne postoji.
Koja se pitanja postavljaju tokom revizije?
| Pitanje | Gdje se odgovor mora nalaziti |
|---|---|
| Zašto ste napisali ovo pravilo sa ovim pragom? | Definicija pravila, obrazloženje i istorija verzija |
| Zašto ste zatvorili ovaj slučaj? | Obrazloženje istrage i dokazi unutar slučaja |
| Zašto niste podnijeli ovaj izvještaj? | Obrazloženje odluke o zatvaranju |
| Ko je odobrio ovu odluku? | Lanac odobrenja i log autorizacije |
| Koji skup pravila je bio aktivan prije šest mjeseci? | Verzija pravila sačuvana uz sam događaj |
| Ko je pristupio ovim podacima? | Log pristupa i revizorski trag (audit trail) |
Ono što je zajedničko za sva ova pitanja jeste da su usmjerena unazad. Sistem koji danas radi ispravno nije dovoljan za reviziju ako ne može da objasni prošlost.
Ko piše pravila?
Najčešće usko grlo za timove za usklađenost jeste jaz između definisanja kontrole i njenog stvarnog unošenja u sistem. Kada se osoba koja zna kakva bi kontrola trebala biti razlikuje od osobe koja je prevodi u pravilo, svaka promjena ulazi u red za čekanje.
U sistemu TruvaLI, kontrole se mogu pisati vašim sopstvenim riječima, a odgovarajući nacrt pravila se generiše automatski. Nacrt ne ide uživo bez odobrenja i prvo se testira u simulaciji. Detalji se nalaze na stranicama pisanje pravila pomoću promptova i pokretač pravila i scenarija.
Kako se upravlja opterećenjem upozorenjima?
Kapacitet tima za usklađenost je fiksan, ali broj upozorenja nije. Pravilo sa prenisko postavljenim pragom zatrpava tim, pa se nakon izvjesnog vremena upozorenja više ne istražuju stvarno. Ovo je opasnije nego da se nešto potpuno propusti, jer zapisi pokazuju da je istraga sprovedena, dok u stvarnosti nikakva stvarna provjera nije izvršena.
Mjerenje onoga što će pravilo proizvesti prije nego što se pusti u rad stoga je operativna neophodnost. Novi prag se testira na istorijskom saobraćaju kako bi se vidjelo koliko će upozorenja generisati. Stranica simulacija pravila i backtesting objašnjava ovaj proces.
Podrška vještačke inteligencije u istrazi slučajeva takođe smanjuje opterećenje: preliminarna procjena se generiše iz podataka o slučaju, ali odluka ostaje na čovjeku. Detalji se nalaze na stranici pregled slučajeva uz pomoć AI.
Podjela dužnosti i potpisi
Kod odluka o usklađenosti, podjela na kreatora i kontrolora (maker-checker) nije stvar izbora, već očekivanje revizije. Tok odobravanja nije ograničen na samo jedan dodatni potpis: mogu se definisati politike odobravanja, odluke sa više potpisa i delegiranje ovlašćenja, a samo delegiranje se bilježi zajedno sa pratećom dokumentacijom. Informacije o tome ko je donio odluku, sa kojim ovlašćenjem i kada, upisuju se u nepromjenljivi revizorski trag (audit trail). Detalji se nalaze na stranici maker-checker, autorizacija i revizorski trag.
Izvještavanje i podnošenje
Nacrt izvještaja se generiše direktno iz samog slučaja: vremenski opseg, ukupan iznos, raščlanjivanje po kanalima i kategorija sumnje već se nalaze unutar slučaja. Potpis i odluka o podnošenju ostaju na službeniku za usklađenost. Detalji se nalaze na stranici regulatorno izvještavanje.
Kako ne ostati prepušten sam sebi
Jedan od praktičnih izazova u radu službenika za usklađenost jeste suočavanje sa situacijama koje nemaju direktan ekvivalent u regulativi. Naš tim ne čine samo inženjeri: naši stručnjaci za usklađenost i sprječavanje prevara radili su ovaj posao u bankama više od petnaest godina. Kada revizor postavi pitanje sa kojim se nikada ranije niste suočili, možete stupiti u kontakt sa nekim ko je na to isto pitanje odgovarao iz sopstvene fotelje.
Turski regulatorni okvir nalazi se na stranici MASAK obaveze, dok je strana Evropske unije pokrivena na stranici AMLA i EU regulativa.
Česta pitanja
- Zašto se odgovornost službenika za usklađenost tretira odvojeno?
- Odgovornost je lična jednako koliko i korporativna. Kada revizori postavljaju pitanja, oni se obraćaju tom pojedincu, a ako odgovora nema u evidenciji, odbrana ne postoji.
- Koja se pitanja najčešće postavljaju tokom revizije?
- Zašto je pravilo napisano sa tim specifičnim pragom, zašto je slučaj zatvoren, zašto izvještaj nije podnijet, ko je odobrio odluku, koji je skup pravila bio aktivan u prošlosti i ko je pristupio podacima.
- Da li je za pisanje pravila potreban tehnički tim?
- Ne. Kontrole se mogu pisati vašim sopstvenim riječima, a odgovarajući nacrt pravila se generiše automatski. Nacrt ne ide uživo bez odobrenja i prvo se testira u simulaciji.
- Zašto je generisanje prevelikog broja upozorenja opasnije od njihovog propuštanja?
- Kada je tim preopterećen, upozorenja se zapravo ne pregledaju, a ipak zapisi pokazuju da je istraga sprovedena. Ovo je scenario koji je najteže odbraniti tokom revizije.
- Da li vještačka inteligencija donosi odluku?
- Ne. Ona generiše preliminarnu procjenu iz podataka o slučaju, ali odluka ostaje na čovjeku i bilježi se zajedno sa obrazloženjem.
- Da li je tok odobravanja ograničen na samo jedan dodatni potpis?
- Ne. Mogu se definisati politike odobravanja, odluke sa više potpisa i delegiranje ovlašćenja, a samo delegiranje se bilježi zajedno sa pratećom dokumentacijom.
- Odakle se generiše nacrt izvještaja?
- Direktno iz samog slučaja. Vremenski opseg, ukupan iznos, raščlanjivanje po kanalima i kategorija sumnje već se nalaze unutar slučaja. Potpis i odluka o podnošenju ostaju na službeniku za usklađenost.
- Šta ako se suočimo sa situacijom koja nema direktan ekvivalent u regulativi?
- Naš tim stručnjaka za usklađenost i sprječavanje prevara radio je ovaj posao u bankama više od petnaest godina. Možete stupiti u kontakt sa nekim ko je na to isto pitanje odgovarao iz sopstvene fotelje.