Çalışan taraması: kurum içi kontrol ve periyodik yenileme
Çalışan ve adaylara ilişkin kimlik bilgileri, kurumun yetki ve hukuk çerçevesi içinde yaptırım, PEP, olumsuz medya ve kurum içi listelerle karşılaştırılabilir. TruvaLI bu kontrolleri kayıt altına alır ve listeler değiştikçe periyodik yeniden tarama yapılmasını destekler.
Çalışan taraması, kurumda görev yapan ve işe alınacak kişilerin yaptırım listeleri, siyasi nüfuzlu kişi (PEP) kayıtları, olumsuz medya ve kurumun kendi kontrol listelerine karşı kontrol edilmesidir. Yükümlü kurumlarda bu kontrol tek seferlik bir işe alım adımı değildir: listeler değiştikçe tekrarlanan sürekli bir kontroldür.
Kimler çalışan taraması yapar?
Uygulamada üç ayrı gerekçe aynı kişide birleşir. Kurumun yaptırım rejimine uyum yükümlülüğü, iç dolandırıcılık riski ve itibar riski. Aynı taramanın üçünü de karşılaması gerekir, çünkü üçü de aynı kişiye bakar.
Yükümlü kurumlarda uyum biriminde görevlendirme yazılı usul ve esaslara bağlanır; kurumun kendi personeli hakkında bilgi sahibi olması ve görev değişikliklerinde kontrol yapması bu usullerin parçasıdır. Bankacılık, elektronik para, ödeme ve sermaye piyasası kurumlarında personel güvenilirliği ayrıca iç kontrol ve iç denetim düzenlemelerinin konusudur.
Hangi listelere karşı taranır?
| Liste | Ne içerir | Nereden gelir | Tazelenme |
|---|---|---|---|
| Yaptırım | Kişi ve kurum kararları, kararı veren otorite ve ülkesiyle birlikte | Uluslararası ve ulusal yaptırım listeleri | Kaynak yayınladıkça |
| PEP ve yakınları | Kamu görevi, görev dönemi, akrabalık ve yakın ilişki bağı | Resmî kurum sayfaları ve liste kaynakları | Tanımlı aralıklarla |
| Olumsuz medya | Kişiye ilişkin suç, soruşturma ve yaptırım haberleri | Anahtar kelime, dil ve ülke bazlı haber akışları | Düzenli yoklama |
| Kurum içi liste | Kurumun kendi kara listesi ve kısıtlı kişileri | Kurumun kayıtları, belge yükleme veya kaynak tanımı | Kurum yazdıkça |
Kurum kendi listelerini kurabilir: resmî kaynak tanımı, yayın akışı ya da belge yükleme yoluyla. Ayrıntısı kendi tarama listeleriniz sayfasında.
Bir eşleşme nasıl teyit edilir?
İsim benzerliği tek başına karar gerekçesi olmaz. Bir eşleşmenin gerçek olup olmadığı, kayıtta duran yan bilgilerle sınanır.
| Sinyal | Ne işe yarar |
|---|---|
| Takma ad ve harf çevirisi | Kiril, Arap ve Latin yazımlar arasındaki farkı kapatır |
| Doğum tarihi ve doğum yılı | Aynı adı taşıyan kişileri birbirinden ayırır |
| Kimlik ve pasaport numarası | Tek başına yeterli olan en güçlü teyit |
| Uyruk, ülke ve şehir | Coğrafi olarak imkânsız eşleşmeleri düşürür |
| Fotoğraf | Kaynağından bulunur ve doğruluk oranıyla gösterilir |
| Kaydın yürürlük tarihi | Kalkmış bir yaptırımın uyarı üretmesini engeller |
Yanlış eşleşmenin bedeli çalışan tarafında müşteri tarafından farklıdır: bir işlemi geciktirmekle kalmaz, doğrudan bir kişinin işine ve itibarına dokunur. Bu yüzden çalışan taramasında eşleşme bir sonuç değil, incelemenin başlangıcıdır.
Listeler nasıl güncel tutulur?
Bir tarama, arkasındaki verinin tazeliği kadar iyidir. Üç yol birlikte çalışır.
Resmî kaynağın kendisi izlenir. Bazı ülkelerin PEP ve yaptırım verisi hazır listelerde yer almaz. O zaman kaynağın kendisi tanımlanır: bir parlamento vekil listesi, bir kabine sayfası, bir ulusal yaptırım duyurusu. Sayfa tanımlı aralıklarla okunur, alt bağlantıları keşfedilir ve çıkan kayıtlar kaynak bağlantısıyla birlikte taramaya girer. Kaynağın türü konuyu da belirler: vekil listesinden çıkan kayıt PEP, yaptırım duyurusundan çıkan kayıt yaptırım olarak işaretlenir.
Olumsuz medya akışları yoklanır. Anahtar kelime, dil ve ülke tanımlanır; haber akışları düzenli olarak yoklanır ve ilgili yayınlar incelenmek üzere kuyruğa alınır. Kendiliğinden kayıt oluşmaz: hangi haberin kayda dönüşeceğine insan karar verir.
Regülatör bültenleri okunur. Bir bülten, karar metni veya PDF liste doğrudan yüklenebilir; metin okunur ve içindeki kişi ve kurumlar yapılandırılmış kayıtlara dönüşür. Sermaye piyasası bültenleri bu yolla işlenir.
Her kayıt kaynağının bağlantısıyla saklanır. Bir eşleşmenin neden var olduğu sorulduğunda cevap, kaydın geldiği sayfaya kadar geriye gider. Tarama altyapısının bütünü yaptırım, PEP ve olumsuz medya taraması sayfasında anlatılıyor.
Tarama tek seferlik değildir
Listeler değiştikçe yeniden tarama yapılır ve yeni bir eşleşme yeni bir uyarı üretir. Bugün temiz çıkan bir kişi, üç ay sonra yayınlanan bir kararla eşleşebilir; o kararı yakalayan şey işe alım anındaki tarama değil, sürekli olanıdır. Aynı mantığın müşteri tarafındaki karşılığı sürekli izleme sayfasında.
Kayıt, yetki ve gizlilik
Her tarama kayıt altına alınır: kimin, ne zaman, hangi listeye karşı tarandığı ve sonucun ne olduğu sonradan sorulabilir. Eşleşme bir karar zinciri başlatır; karar gerekçesiyle kayda geçer ve erişim yetkiye bağlıdır. Çalışan verisine kimin eriştiği değiştirilemez denetim izinde durur. Mekanizmanın ayrıntısı maker-checker, yetki ve denetim izi sayfasında.
Çalışan verisi kişisel veridir ve çalışan ile kurum arasındaki ilişki, veri işlemenin hukuki dayanağını müşteri ilişkisinden farklı kurar. Bu ayrım KVKK ve GDPR sayfalarında ele alınıyor. Kurum içi kurulumda verinin tamamı kurumun kendi altyapısında kalır: çalışan taraması gibi bir konuda verinin nerede durduğu teknik bir tercih değil, hukuki bir gerekliliktir.
Karar insanda kalır
Karar gerekçesiyle ve kanıtıyla vakaya bağlanır; kim, hangi yetkiyle ve ne zaman karar verdi bilgisi değiştirilemez denetim izine yazılır. Vaka akışının tamamı uyarı ve vaka yönetimi sayfasında.
Sık sorulan sorular
- Çalışan taraması ayrı bir ürün mü?
- Değil. Müşteri taramasıyla aynı altyapının farklı bir özneye uygulanmasıdır. Yaptırım kayıtları, kurum içi listeler ve olumsuz medya varlıkları aynı yerde durur.
- Hangi listelere karşı tarama yapılır?
- Yaptırım listeleri, PEP ve yakınları kayıtları, olumsuz medya ve kurumun kendi kontrol listeleri. Kurum kendi listesini resmî kaynak tanımı, yayın akışı veya belge yükleme yoluyla ekleyebilir.
- Yanlış eşleşme riski nasıl azaltılıyor?
- İsim benzerliği tek başına karar gerekçesi olmaz. Takma ad ve harf çevirisi, doğum tarihi, kimlik ve pasaport numarası, uyruk ve şehir bilgisi ile fotoğraf teyidi birlikte değerlendirilir; kaydın yürürlük tarihi de bakılır.
- Aday taraması ile çalışan taraması arasında fark var mı?
- Tarama aynıdır, hukuki dayanak ve saklama süresi farklıdır. Aday verisi işe alım süreci kadar, çalışan verisi iş ilişkisi ve mevzuatın öngördüğü süre boyunca işlenir.
- Tarama tekrarlanıyor mu?
- Evet. Listeler değiştikçe yeniden tarama yapılır ve yeni bir eşleşme yeni bir uyarı üretir. Bugün temiz çıkan bir kişi sonradan yayınlanan bir kararla eşleşebilir.
- Listeler ne kadar güncel?
- Üç yol birlikte çalışır: resmî kaynak sayfaları tanımlı aralıklarla okunur, olumsuz medya akışları düzenli yoklanır, regülatör bültenleri yüklenerek yapılandırılmış kayda dönüştürülür. Her kayıt kaynak bağlantısıyla saklanır.
- Çalışan verisine erişim kayıtlı mı?
- Evet. Erişim yetkiye bağlıdır ve çalışan verisine kimin, ne zaman eriştiği değiştirilemez denetim izine yazılır.
- Veri kurum dışına çıkıyor mu?
- Kurum içi kurulumda çıkmaz. Tarama ve kayıtların tamamı kurumun kendi altyapısında kalır.