Alert- und Case-Management
Case-Management ist der Prozess, bei dem generierte Alerts in überprüfbare, begründete und auditierbare Vorgänge umgewandelt werden. In Truvali wird jeder Alert zu einem strukturierten Fall mit zugewiesenem Bearbeiter, Frist, Beweismitteln und Entscheidungsbegründung.
Unterschied zwischen Alert und Case
Ein Alert ist ein technisches Ergebnis, das meldet, dass eine Regel ausgelöst wurde. Ein Case (Fall) hingegen ist ein Vorgang mit einem zugewiesenen Bearbeiter und einer Frist, der zur Untersuchung dieses Alerts erstellt wird. Diese Unterscheidung ist wichtig: Aufsichtsbehörden fragen nicht danach, wie viele Alerts Sie generiert haben, sondern wie Sie diese untersucht haben und auf welcher Grundlage Sie Ihre Entscheidung getroffen haben.
In Truvali können zusammenhängende Alerts in einem einzigen Case zusammengefasst werden; fünf separate Alerts desselben Kunden führen somit nicht zu fünf separaten Prüfaufwänden.
Was beinhaltet ein Case?
- Die Regel, die den Alert ausgelöst hat, sowie die zugrunde liegenden Daten.
- Das Kundenprofil, der Risikoscore und historische Fälle.
- Screening-Treffer und die Visualisierung des Beziehungsnetzwerks.
- KI-gestützte Voranalyse und empfohlene Maßnahmen.
- Der Kommentar des Experten, hinzugefügte Beweismittel und die endgùltige Entscheidung.
Der Analyst muss nicht zwischen verschiedenen Bildschirmen wechseln, um Daten zu sammeln; alles, was für die Untersuchung benötigt wird, befindet sich direkt im Case.
SLA- und Fristen-Tracking
Untersuchungen zu verdächtigen Transaktionen müssen innerhalb bestimmter Fristen abgeschlossen werden. Truvali überwacht das Alter der Fälle, markiert solche, deren Frist bald abläuft, und eskaliert sie bei Bedarf an das Management. Die Warteschlange kann nach Risikoscore sortiert werden, sodass die begrenzte Zeit für die risikoreichsten Fälle genutzt wird.
Nachweis- und Begründungspflicht
Beim Schließen eines Falls ist eine schriftliche Begründung erforderlich. Bei Bedarf kann auch das Anhängen von Dokumenten zur Pflicht gemacht werden: Vorstandsbeschlüsse, Rechnungen oder Herkunftsnachweise von Mitteln. In den Kommentaren können Teammitglieder mit @ markiert und Dateien angehängt werden.
Dies stellt sicher, dass die Antwort auf die Frage „Warum haben Sie diese Entscheidung getroffen?“ bei einer Prüfung direkt im Fall selbst dokumentiert ist.
Maker-Checker-Prinzip
Wenn ein Compliance-Spezialist einen Fall schließt, ist die Entscheidung nicht sofort wirksam; sie wartet, bis ein vordefinierter Pool von Freigabeberechtigten sie genehmigt. Sobald die Genehmigung erfolgt, wird ein Callback an Ihr Kernsystem gesendet. Derselbe Workflow gilt auch für die Veröffentlichung von Regeln.
Massenaktionen und Ausnahmen
Eine Vielzahl von Alerts, die auf derselben Ursache beruhen, kann mit einer einzigen Aktion geschlossen werden. Andererseits kann ein Compliance-Beauftragter eine abgelehnte Transaktion manuell unter Angabe von Gründen genehmigen; auch diese Ausnahme wird lückenlos protokolliert.
Vorteile für Ihr Unternehmen
- Fröhzeitiges Erkennen von Fristüberschreitungen bei Untersuchungen.
- Jede Entscheidung wird mitsamt Begründung und Beweismitteln an einem zentralen Ort aufbewahrt.
- Keine unautorisierte Entscheidung gelangt in die Produktion.
- Kein exponentiell steigender Prüfaufwand bei wiederkehrenden Alerts.
Häufige Fragen
- Was ist der Unterschied zwischen einem Alert und einem Case?
- Ein Alert ist ein technisches Ergebnis, das anzeigt, dass eine Regel ausgelöst wurde. Ein Case ist ein Vorgang, der zur Untersuchung dieses Alerts erstellt wird und einen zugewiesenen Bearbeiter, eine Frist sowie eine Entscheidungsbegründung enthält. Bei Prüfungen wird nicht nach der Anzahl der Alerts gefragt, sondern danach, wie die Fälle gelöst wurden.
- Wie genau funktioniert der Maker-Checker-Workflow?
- Wenn ein Spezialist (Maker) einen Fall schließt oder eine Regel veröffentlicht, geht der Vorgang zur Genehmigung an einen vordefinierten Pool von Freigabeberechtigten (Checker). Ohne diese Genehmigung wird die Entscheidung nicht wirksam; im Moment der Freigabe wird ein Callback an das Hauptsystem gesendet.
- Wie werden Fälle nachverfolgt, deren Frist bald abläuft?
- Das Alter der Fälle wird überwacht, bald ablaufende Fälle werden markiert und bei Bedarf an das Management eskaliert. Da die Warteschlange nach Risikoscore sortiert werden kann, lässt sich die begrenzte Zeit gezielt für die risikoreichsten Fälle nutzen.
- Müssen zahlreiche Alerts mit derselben Ursache einzeln geschlossen werden?
- Nein. Alerts, die auf derselben Ursache beruhen, können gesammelt geschlossen werden, wobei die gemeinsame Begründung für alle übernommen wird. Dies verhindert, dass wiederkehrende Ereignisse die Untersuchungskapazitäten blockieren.